Guías
Cómo verificar un proveedor colombiano, paso a paso
Vincular un proveedor sin comprobarlo es la forma más común de descubrir tarde que la factura la emite una empresa que no existe, o que existe pero lleva años sin renovar. La comprobación básica toma menos de un minuto y responde cinco preguntas concretas.
1. Confirme que el NIT corresponde a la empresa
Pida el NIT y compárelo con la razón social que aparece en la cotización o el contrato. Si el nombre que devuelve el registro no es el que le dieron, deténgase ahí: o le pasaron el NIT equivocado, o está facturando una tercera empresa. Es el error más frecuente y el más barato de detectar.
2. Mire el estado de matrícula
Debe decir ACTIVA. Si dice CANCELADA, la matrícula se dio de baja y no debería estar facturando con ella. Recuerde que ACTIVA es una condición necesaria, no suficiente — el paso 3 es el que separa una empresa al día de una que solo no fue cancelada.
3. Mire el año de última renovación
Este es el paso que casi nadie da, y es el que más información aporta. Si el último año renovado es el actual o el anterior, la empresa sostiene su matrícula. Si tiene cuatro o más años de rezago, trate el ACTIVA como no informativo. Casi una de cada cinco matrículas activas está en esa situación.
4. Compare la actividad registrada (CIIU) con lo que le va a vender
El código CIIU declarado ante la cámara describe a qué se dedica la empresa. No tiene que coincidir exactamente con el objeto del contrato —muchas empresas hacen más de una cosa— pero una obra civil contratada con una empresa registrada como comercio al por menor de prendas de vestir merece una pregunta antes de firmar.
5. Verifique quién firma
El registro publica el representante legal cuando la fuente lo trae. Compárelo con quien firma el contrato o la orden de compra. Si no coincide, pida el poder o el certificado de cámara donde conste la facultad para obligar a la empresa.
Cuando no es un proveedor sino quinientos
Los cinco pasos anteriores funcionan bien para una empresa. Para una base de proveedores completa el problema cambia: revalidar quinientas contrapartes de a una es una tarea de días, y hay que repetirla porque los certificados se vencen y las renovaciones son anuales. Nuestra herramienta acepta hasta 1.000 NIT pegados de una vez y devuelve estado y renovación para todos en una sola respuesta.
Dónde para esta verificación y empieza el certificado
Nada de lo anterior reemplaza un certificado de existencia y representación legal. Lo que hace es decirle a cuáles de sus proveedores necesita pedírselo. Es un filtro, no un sustituto: usamos el registro para descartar rápido y barato, y el certificado para lo que tiene consecuencias legales. La guía sobre el certificado explica exactamente dónde está esa línea.
Cuánto vale y cuánto dura un certificado de cámara de comercio
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda verificar un proveedor?
Los cinco pasos toman menos de un minuto con el NIT a la mano. Para una base completa de proveedores, hasta 1.000 NIT a la vez en una sola consulta.
¿Con qué frecuencia hay que revalidar a un proveedor?
Depende de su política, pero la renovación de matrícula es anual y muchos registros de proveedores exigen certificado con menos de 30 días. Una revalidación periódica de toda la base es lo que hace la mayoría de áreas de compras.
¿Esto sirve para SARLAFT o SAGRILAFT?
Sirve para la parte de existencia y estado de la contraparte, que hay que documentar. No sustituye el cruce con listas restrictivas, que es una comprobación distinta y que nosotros no hacemos.